Qué es el Intercambio de datos EDI

El GS1 EDI (Electronic Data Interchange) proporciona estándares globales para mensajes comerciales electrónicos que permiten la automatización de transacciones comerciales a lo largo de toda la cadena de suministro.

Este sistema abarca la alineación de datos maestros, la gestión de pedidos y entregas y la liquidación financiera, así como la gestión del transporte y el almacén.

Las empresas se identifican mediante un código único, válido para cualquier sector y cualquier país del mundo, conocido como punto operacional o GLN (Global Location Number). Con dichos puntos operacionales se puede identificar no solo a la empresa en sí, sino también a partes de ella como almacenes, departamentos u otras ubicaciones necesarias para la transacción comercial.

Cómo funciona el sistema EDI

Cualquier empresa que desee enviar o recibir documentos mediante EDI debe contar con un Software EDI capaz de tomar e incluir los datos de la empresa en mensajes estándares capaces de ser interpretados por su interlocutor comercial.

El uso de los estándares GS1 XML y GS1 EANCOM proporciona una estructura de documentos electrónicos comerciales estándar para realizar el intercambio de datos rápido, eficiente y preciso.

Constituyen, por tanto, un lenguaje común a partir del cual se pueden generar los documentos comerciales deseados (pedidos, albaranes, facturas, etc.) en forma de mensajes estándar, siempre de la misma manera y garantizando que puedan ser entendidos por cualquier interlocutor usuario del mismo lenguaje.

Pasos para implantar EDI

1. Identificar los beneficios y escenarios de implantación EDI: Los estándares GS1 para el intercambio electrónico de datos (EDI), contemplan varios procesos de negocio, por lo que es posible aplicarlos en muchas de sus transacciones comerciales como son el pedido, entregas o facturas. Para cada uno de estos procesos existe un mensaje electrónico estándar.
2. Contar con el compromiso de las diferentes áreas de su empresa que se ven afectadas por la implantación de EDI (Dirección, Administración, Sistemas, Logística..): La implantación de EDI influirá en aspectos importantes de su empresa (estrategia, cambios de procesos..), por lo que impactará en varios departamentos. De esta forma, se requiere contar con el compromiso de la dirección, para poder disponer de los recursos humanos y económicos necesarios para el proyecto.
3. Disponer de un punto operacional (GLN): Para trabajar con EDI de forma eficiente es necesario que emisor, receptor y mercancía estén identificados de forma estándar, para que los intercambios electrónicos sean completamente automatizados.

4. Elegir el formato estándar de sus intercambios electrónicos: Los formatos estándares GS1 de comercio electrónico son:

   – GS1 EANCOM: basado en la sintaxis de las Naciones Unidas UN/EDIFACT.

   – GS1 XML: basado en el lenguaje XML y orientado a intercambios por Internet.

   La decisión de un formato u otro dependerá del formato de amplio uso en el sector o escenario en el que su empresa vaya a utilizar EDI.

5. Decidir la solución EDI que necesita para llevar a cabo sus intercambios: Existen soluciones EDI adaptadas a todo tipo de empresas: soluciones integradas para un volumen medio-alto de intercambios EDI o soluciones manuales para muy pocos documentos.

   Si su empresa piensa intercambiar muy pocos documentos vía EDI consulte con GS1 Spain la posibilidad de usar la solución gratuita de GS1 Spain AECOCEDI.

6. Comprobar con GS1 Spain si existen mensajes o guías específicas para su sector o escenario de aplicación: Los intercambios electrónicos EDI están basados en un formato estándar con una amplia cobertura de carácter multisectorial. Por esta razón, consulte con GS1 Spain las guías de implantación EDI más adecuadas para el caso de su empresa.
7. Comprobar la correspondencia entre los datos que desea incluir en sus transacciones electrónicas y los requisitos del lenguaje estándar: Asegúrese de que toda la información que su empresa necesita incluir en los intercambios electrónicos con sus interlocutores tiene su correspondencia en el estándar GS1. Contacte con GS1 Spain para garantizar la correcta interpretación y aplicación de los mensajes estándares GS1.

8. Alinear datos con sus interlocutores EDI: De forma previa a cualquier transacción electrónica vía EDI deberá intercambiar los puntos operacionales (GLNs) con sus interlocutores comerciales.

   De la misma forma, los clientes también tendrán que disponer del maestro de artículos de sus proveedores. Este intercambio se podrá llevar a cabo de una manera manual, a través de EDI o incluso a través de un catálogo centralizado de productos bajo el estándar GDSN, como es aecocdata.

9. Adaptar sus sistemas y empezar a intercambiar documentos vía EDI: Antes de empezar a intercambiar mensajes EDI, será necesario adaptar técnicamente los sistemas de su empresa. También deberá acordar con sus interlocutores EDI los requisitos técnicos, mensajes e información a intercambiar electrónicamente..
10. Ampliar el número de interlocutores comerciales con quien hace EDI: Su empresa ya está preparada para aumentar el número de proveedores o clientes que intercambiar documentos electrónicos vía EDI para conseguir grandes beneficios y disponer de una óptima cadena de suministro

Ventajas de implantar el sistema EDI

Para facilitar el soporte de nuevas sintaxis, tecnologías y requerimientos que surgen del mercado y reducir las ambigüedades en el contenido de los mensajes transaccionales y en el uso y definición de los términos comerciales, GS1 ha desarrollado esta nueva metodología.

GS1 tiene actualmente cuatro conjuntos de estándares EDI complementarios:

-Términos comerciales GS1 EDI (Semántica / Diccionario)

-GS1 EANCOM

-GS1 XML

-GS1 UN/CEFACT XML

Están siendo implementados en paralelo por diferentes usuarios, aunque XML está mejor adaptado para intercambiar información utilizando tecnologías basadas en Internet.

En 2020, a nivel global el lenguaje GS1 EANCOM fue implementado por casi 126.000 empresas y el lenguaje GS1 XML por casi 47.000.

Además, los sistemas EDI permiten la reducción de costes y la agilización de las transacciones a lo largo de toda la cadena de suministro.